PC 入れ替え時のデータ移行：手順と社内で決めておくこと

新しい PC が届いても、すぐに業務で使えるわけではありません。手間がかかるのは機器の設置よりも、ファイルやメール、ブラウザーのお気に入り、業務ソフトの設定とライセンスといった「データと環境」の移行です。移行の漏れは、入れ替えから数日たって「あのファイルがない」「ソフトが起動しない」という形で表面化し、業務の停止や旧 PC の再調査につながります。

この記事では、社内の PC を入れ替える担当者に向けて、移行の前に棚卸ししておくもの、移行方法の選び方、当日の進め方、そして旧 PC の処分までを順に整理します。

まず「何を移すか」を棚卸しする

移行の漏れの多くは、「デスクトップとドキュメントだけ移せば足りる」という思い込みから起こります。利用者へのヒアリングとあわせて、次の項目を PC ごとに確認しておきましょう。

項目	例	確認したいこと
ユーザーのファイル	デスクトップ、ドキュメント、ピクチャ、ダウンロード	C ドライブ直下や独自のフォルダーなど、標準以外の場所に保存していないか
メール	Outlook のメール・連絡先・予定表	サーバーに保存される方式か、PC 内のデータファイル（.pst）に保存しているか
ブラウザー	お気に入り、保存したパスワード、拡張機能	ブラウザーの同期機能を使っているか。社内システムの URL が漏れていないか
業務ソフト	会計・販売管理・CAD などのデータ、設定、ライセンス	データの保存場所、ライセンスの移行（解除と再認証）の手順、新しい PC での動作環境
周辺機器・接続	プリンター・複合機、スキャナー、Wi-Fi、VPN	ドライバーの入手先、接続設定や証明書の有無
セキュリティ	BitLocker 回復キー、ウイルス対策ソフト	回復キーの保管場所、ライセンスの台数と移し替え方法

あわせて、不要なファイルを整理しておくと、移行にかかる時間と移行先の容量を抑えられます。移行先 PC の SSD に、移すデータと今後増える分を収められるかも、この段階で確認します。

移行方法の比較

データの移し方は、データ量、社内のネットワーク環境、使っているアカウントの種類によって選びます。1 つの方法に限らず、「ファイルは外付け SSD、メールはサーバーから再同期、ソフトは再インストール」のように組み合わせるのが一般的です。

方法	向いているケース	注意点
外付け SSD・USB ドライブ	台数が少ない、ネットワークに頼らずに移したい	移行用ドライブ自体に業務データが残るため、暗号化と使用後の消去を決めておく
社内ネットワーク（共有フォルダー経由）	新旧の PC が同じ社内 LAN にある、データ量が多い	Wi-Fi より有線 LAN のほうが安定する。共有の権限は作業後に元に戻す
クラウドストレージ（OneDrive など）	すでに業務でクラウドを使っている	アップロードと同期に時間がかかる。会社として利用を認めているサービスか確認する
移行ソフト	ユーザー設定や一部のアプリもまとめて移したい	有償のものが多く、すべてのアプリが移せるわけではない。業務ソフトの対応は提供元で確認する
Windows バックアップ	個人用 Microsoft アカウントでサインインしている PC	職場または学校のアカウントでは使えない。アプリは自動ではインストールされない

外付け SSD を使う場合は、接続する端子の規格で転送速度が大きく変わります。USB 2.0 の規格上の速度は 480Mbps、USB 3.2 Gen2 は 10Gbps、USB4 は 40Gbps です。旧 PC 側が USB 2.0 の端子しかない場合は、そこが速度の上限になります。

Windows 標準の「Windows バックアップ」は、ファイル（OneDrive への同期）や設定、インストール済みアプリの一覧などを新しい PC に引き継げる機能です。ただし Microsoft のサポート情報では、現在は個人用 Microsoft アカウント向けの機能で、職場または学校のアカウントでは使用できないとされています。また、アプリそのものは転送されず、Microsoft Store 以外のアプリは手動での再インストールが必要です。会社のアカウントで PC を管理している場合は、社内の IT 管理者が定めた手順で移行します。

社内で決めておきたいこと

複数台を入れ替える場合、作業の手順よりも先に、次のルールを決めておくと現場で迷いません。

• 役割分担：情報システム担当が移す範囲と、利用者自身が確認・移行する範囲（ブラウザーの拡張機能、個人で使っているツールの設定など）を分けておく。
• 業務データの保存場所：入れ替えを機に、業務データは共有フォルダーや会社契約のクラウドに保存するルールにすると、次回以降の移行や故障時の復旧が楽になる。
• ライセンスの扱い：PC ごとに認証するソフトは、旧 PC での解除と新しい PC での再認証が必要な場合がある。手順と台数の上限は各提供元で確認し、台帳に記録する。
• BitLocker 回復キーの管理：Windows 11 の PC では BitLocker（デバイスの暗号化）が有効になっている場合がある。新しい PC の回復キーをどこに保管するか（Microsoft アカウント、組織の Microsoft Entra ID、社内の台帳など）を決めておく。考え方は「法人PCの導入前に知っておきたい TPM 2.0 と BitLocker の基本」で解説しています。
• 旧 PC を保管する期間：移行の漏れに後から気づくことがあるため、旧 PC はすぐに処分せず、月次の処理を一巡するなど一定期間は保管してから処分する。

移行当日の進め方

1. 旧 PC のバックアップを取る

移行作業の前に、旧 PC のデータを別の場所にもコピーしておきます。移行中のトラブルでファイルが壊れても、元のデータに戻れるようにするためです。作業中は両方の PC を AC 電源につなぎ、スリープしない設定にしておきます。

2. 新しい PC の初期設定と更新

アカウントの設定を済ませたら、データを移す前に Windows Update とドライバーの更新を終えておきます。移行の途中で更新や再起動が始まるのを避けられます。

3. 業務ソフトのインストールとライセンス認証

業務ソフトはフォルダーをコピーしても動かないため、新しい PC にインストールし直します。インストール用のファイルやライセンス情報は、事前に手元にそろえておきます。動作環境は各ソフトの提供元でご確認ください。

4. データを移す

棚卸しした一覧に沿って、ファイル、メール、ブラウザーのデータを移します。Microsoft Edge などのブラウザーは、アカウントでサインインして同期を有効にすると、お気に入りなどを新しい PC に引き継げます。

メールは方式によって作業が変わります。Microsoft 365（Exchange）や IMAP のようにメールをサーバーに保存する方式であれば、新しい PC でアカウントを設定すれば同期されます。PC 内のデータファイルに保存している場合は、クラシック Outlook の「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」から Outlook データファイル（.pst）にエクスポートし、新しい PC で取り込みます。新しい Outlook では .pst の扱いに制限や条件があるため、使用しているバージョンの手順を Microsoft のサポート情報で確認してください。

5. 利用者と一緒に動作を確認する

ファイルが「ある」ことだけでなく、実際に開いて使えるかを利用者と一緒に確認します。

• よく使うファイルを開ける（業務ソフトのデータを含む）
• メールの送受信ができ、過去のメールと連絡先が見られる
• 社内システムや Web サービスにサインインできる
• プリンター・複合機で印刷できる、共有フォルダーにアクセスできる
• BitLocker の回復キーが決めた場所に保管されている

旧 PC の処分：データ消去は使用者の責任で

経済産業省は、パソコンに保存されているデータは使用者・排出者の責任であらかじめ消去しておくことが望ましいとしています。ファイルの削除やごみ箱を空にする操作だけでは、データを復元できる状態で残ることがあります。業界団体の JEITA は、データ消去の方法として、専用の消去ソフトの使用、有償の消去サービスの利用、ストレージの物理的な破壊などを挙げています。

事業で使用していたパソコンの回収・リサイクルは、メーカーへの問い合わせが基本です。処分を業者に依頼する場合は、消去の方法と、消去証明書を発行してもらえるかを事前に確認しておくと、社内への報告や監査の際にも役立ちます。移行に使った外付け SSD や USB メモリのデータ消去も忘れないようにしましょう。

まとめ

データ移行を確実に進めるポイントは、「何を移すかの棚卸し」と「社内のルールづくり」を作業より先に済ませることです。保存場所、ライセンス、BitLocker の回復キー、旧 PC の保管期間と処分方法まで決めておけば、入れ替えの台数が増えても同じ手順で進められます。入れ替え全体の計画は「Windows 10 サポート終了から 1 年。社内に残る PC をどう移行するか」、機種選びは「法人でミニPCを選ぶときに確認したい 6 つのポイント」もあわせてご覧ください。

GEEKOM 法人ストアのミニPCは、すべて Windows 11 Pro を搭載しています。各製品の仕様書（PDF）は資料ダウンロードページで公開しています。台数・入れ替え時期・必要な構成をお知らせいただければ、機種選びからお見積りまでご案内いたします。